Automatisation : définition et exemples

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Merwan
Sep 27, 2021
Automatisation : définition et exemples

Automatisation : comment faire croître votre productivité ?

Qu'est-ce que l'automatisation ?

L'automatisation consiste à identifier des tâches répétitives dans votre travail et utiliser la technologie pour quelles se fassent automatiquement sans que vous y touchiez.

Cela peut sembler complexe et intimidant, mais rassurez-vous, l'automatisation n'a pas besoin d'être compliquée ! De nombreux processus de travail (que j'appelle tâches automatisées) peuvent être automatisés en deux étapes très simples.

Par exemple, imaginez que quelqu'un remplisse le formulaire de contact sur votre site web. Une tâche automatisée pourrait prendre cette réponse et créer automatiquement une tâche dans votre logiciel de gestion de projet. C'est un processus très simple, mais il a supprimé une étape manuelle de votre propre activité quotidienne. En bref, l'automatisation permet d'automatiser  vos tâches quotidiennes.

Avantages de l'automatisation

Les tâches automatisées consiste à réduire le nombre d'actions manuelles répétitives dont vous et votre équipe êtes responsables. En soi, cela supprime les tâches à faible valeur ajoutée, rationalise vos systèmes et fait avancer le travail. Mais ce n'est que la pointe de l'iceberg.

Examinons quelques-uns des autres grands avantages de l'automatisation sur vos tâches.

1. Automatiser vous fait gagner du temps

Vous passez plus de temps que vous ne le pensez sur des tâches répétitives qui pourraient être automatisées. En fait, l'employé de bureau typique consacre à peu près un tiers de l'année de travail à ce type de responsabilités administratives (oui c'est assez effrayant).

En tant qu'entrepreneur ou chef d'entreprise, ces types de tâches chronophages réduisent les heures que vous pourriez investir dans votre entreprise, plutôt que dans celles-ci. L'automatisation vous fera gagner du temps et éliminera les inefficacités, vous permettant ainsi de consacrer moins de temps aux tâches banales et plus de temps à développer votre business.

2. Automatiser réduit l'erreur humaine

Les tâches automatisées se déroulent sans vous. Vous configurerez des automatisations afin que les tâches manuelles se déroulent de manière fiable sans votre intervention. Non seulement cela libère du temps, mais cela réduit également le risque d'erreur humaine. Après tout, personne n'est parfait, et vous savez que trouver les petites erreurs peuvent conduire à un tas de maux de tête (cela m'est déjà arrivé dans le passé 😅).

Par exemple, imaginez qu'un client a soumis une question par e-mail. Vous avez oublié de le transmettre au bon membre de l'équipe, de sorte que le client est resté assis sans réponse pendant des jours, voire des semaines. Avec l'automatisation, cet e-mail aurait pu être automatiquement dirigé vers la bonne personne, qui aurait été informée qu'une réponse était nécessaire.

3. Automatiser vous garantit de la cohérence

En lien avec ce qui précède, l'automatisation rend également vos tâches métiers plus cohérents. Lorsque vous avez automatisé vos tâches, cela se produit de manière fiable encore et encore, exactement de la même manière.

Ne vous inquiétez plus qu'un membre de votre équipe enregistre une entrée dans une feuille de calcul Excel dans un sens, tandis qu'un autre employé le fait complètement différemment. En éliminant les humains et les entrées en temps réel de l'équation, vous assurez une plus grande cohésion de vos tâches répétitives.

4. Automatiser améliore votre culture d'entreprise

Certains travaux pénibles sont inévitables, mais s'ils constituent l'essentiel des responsabilités de vos équipes, ils seront forcément frustrés. Ils veulent faire plus que s'occuper de tâches banales et insensées.

L'automatisation libère plus de temps pour vos employés afin qu'ils puissent se concentrer sur des responsabilités professionnelles qui utilisent adéquatement leurs compétences, leurs passions et leur créativité. Non seulement cela améliore la culture d'entreprise, mais cela aide également votre entreprise à prospérer, car vous tirez le meilleur parti de chaque membre de votre personnel.

Automatisation : comment ça fonctionne ?

Règle d'or : 3 composants de base

J'ai ouvert vos yeux sur les avantages de l'automatisation, mais comment commencer à rationaliser et à systématiser vos propres tâches métiers ? Commençons par les bases d'une tâche automatisée.

  1. Les étapes prédéfinies : il s'agit d'une séquence prédéterminée d'actions qui constitue votre tâche de travail.
  2. Les parties prenantes : ce sont les personnes qui effectuent les différentes actions de cette tâche. (Notez que, dans certains process, les étapes sont entièrement automatisées et n'ont pas besoin d'une partie prenante assignée).
  3. Les conditions : Ce sont les règles de votre tâche automatisée qui expliquent quand une certaine étape doit être franchie.

Exemple : créer une tâche automatisé

Mise en situation : Vous avez peut-être porté votre attention sur vos tâches de ressources humaines et vous avez remarqué que vous répondez fréquemment aux mêmes questions de la part des candidats.

Vous décidez de mettre en œuvre une tâche automatisée suivante : lorsqu'un candidat intéressé soumet le formulaire de candidature sur votre site web, il reçoit automatiquement un e-mail de type FAQ qui le remercie d'avoir postulé et fournit des réponses et des liens vers des ressources utiles.

Dans cette tâche automatisée, vos étapes prédéfinies sont :

  • Un demandeur soumet le formulaire de demande sur le site web.
  • L'e-mail FAQ est envoyé au demandeur.

Cette tâche automatisée se déroulera sans intervention humaine, il n'y a donc pas de partie prenante. La règle est que l'e-mail FAQ sera déclenché dès la réception de la candidature.

Qu'est-ce que je peux automatiser ?

Je vous l'avais dit que l'automatisation de tâche n'a pas besoin d'être compliquée. Mais, de quoi avez-vous besoin pour y arriver au sein de votre petite entreprise ?

Dans la plupart des cas, vous allez automatiser le travail qui se déroule numériquement, pensez à des choses comme les tâches de marketing en ligne, la saisie de données, la gestion de la boîte de réception, etc. Certaines des applications et des logiciels couramment utilisés dans les tâches automatisées incluent :

  • Logiciel de gestion de la relation client (CRM)
  • Logiciel de gestion de projet
  • Logiciel de marketing par courriel
  • Logiciel de planification des réseaux sociaux
  • Une solution de stockage de fichiers (telle que Google Drive, Microsoft OneDrive ou Dropbox)
  • Slack ou une autre plateforme de messagerie instantanée

De plus, de nombreuses tâches automatisées utiliseront également votre propre boîte mail et votre site web pour rationaliser les tâches manuelles. Il en existe plusieurs solutions compatibles avec des CMS no-code dont vous devriez vous rapprocher.

Meilleurs outils no-code d'automatisation

Ensuite, vous utiliserez un logiciel d'automatisation afin que ces différentes applications et logiciels puissent « parler » entre eux et terminer les tâches que vous concevez. N'ayez crainte, il existe des tonnes de solutions sans code ou par glisser-déposer qui vous permettent de lier facilement ces applications entre elles.

Illustration d'une liste d'outils no-code

Parmi les plus populaires, citons :

Toutes ces options pourront intégrer vos différents outils métiers afin que vous puissiez créer des tâches automatisées. Cependant, notez qu'ils ont également des caractéristiques différentes et des prix variés. Pour débuter dans l'automatisation, je vous recommande les solutions Zapier ou Make, qui sont des options abordables qui devraient être suffisamment robustes pour vous familiariser avec l'automatisation.

Tâches automatisées : comment les identifier ?

Vous vous êtes inscrit à l'une des solutions d'automatisation ci-dessus ? Génial, vous êtes maintenant prêt à retrousser vos manches et à automatiser votre toute première tâche.

Pour ce faire, nous allons parcourir six étapes pour y arriver. Mettons en place un scénario pour clarifier ces étapes :

Camille dirige une agence de relations publiques. Elle compte actuellement 6 membres dans son équipe et son entreprise continue de croître à un rythme rapide. Elle sait qu'elle doit automatiser certaines tâches pour suivre cette croissance. Voici les étapes qu'elle aurait pour automatiser une seule tâche automatisée.

Repérer les tâches répétitives

N'oubliez pas que l'automatisation est LA solution pour enlever les tâches répétitives. C'est pourquoi cette première étape consiste à identifier toutes les actions qui se répètent. Quelles sont les choses que vous et votre équipe faites fréquemment ?

Revenons à notre exemple de Camille et de son équipe de relations publiques. Camille sait que le processus d'intégration de leurs clients pourrait nécessiter un certain raffinement, en particulier pour collecter les réponses au questionnaire de « démarrage » qu'ils envoient aux nouveaux clients.

Imaginer une tâche automatisée

Camille pense qu'elle pourrait facilement automatiser la livraison de ce questionnaire. Parfois, les membres de l'équipe oublient de l'envoyer, et elle sait que cela se produira de manière fiable avec une tâche automatisée en place. Pour commencer, elle examinera le processus tel qu'il existe actuellement. Comment ça marche généralement ? Qui fait quoi ?

Camille identifie les étapes suivantes du processus existant :

  1. Un nouveau client signe le contrat de services avec son commercial.
  2. Le représentant commercial transmet le contrat signé et les coordonnées au gestionnaire de compte.
  3. Le gestionnaire de compte envoie le nouveau questionnaire client pour lancer son service.

Identifier la technologie nécessaire

Camille souhaite automatiser la livraison du nouveau questionnaire client. Trop de choses se perdent dans le remaniement lorsque le commercial passe le relais au gestionnaire de compte. Elle sait que l'automatisation de cette étape garantira la cohérence et garantira que son équipe envoie au client les informations dont il a besoin.

Pour automatiser cette tâche, Camille décide qu'elle aura besoin de :

  • Logiciel de signature de documents en ligne : quelque chose comme DocuSign ou HelloSign recueillera la signature du client sur le contrat de service.
  • Logiciel de marketing par e-mail : c'est ici que Camille créera un modèle d'e-mail qui comprend un lien vers le questionnaire.

Et bien sûr, elle sait qu'elle aura besoin de son outil d'automatisation pour configurer les étapes de ces workflows. Camille utilise Zapier.

Créer une tâche automatisée

Camille est prête à créer sa tâche automatisée. Elle veut que ça marche comme ça :

  1. Le représentant commercial envoie le contrat de service client au client à l'aide de DocuSign.
  2. Le client signe le document à l'aide de DocuSign.
  3. Le document rempli et signé déclenche l'envoi par Mailchimp de l'e-mail modèle avec le questionnaire.

Dans Zapier ou Make, elle sélectionnera et autorisera les applications dont elle a besoin (dans ce cas, DocuSign et Mailchimp), puis créera la tâche automatisée. Ne vous inquiétez pas, la plupart des logiciels d'automatisation vous expliquent comment procéder, et c'est intuitif. C'est un peu comme si vous créez un organigramme.

Vous pouvez jeter un oeil à cette vidéo qui vous explique rapidement ce qu'est une tâche automatisée avec Zapier.

Tester sa tâche automatisée

C'est une étape importante que vous ne voulez pas sauter. Une fois que Camille a créé et enregistré sa tâche automatisée, elle effectue un test pour s'assurer qu'il fonctionne comme elle le souhaite. D'ailleurs, Camille pourrait signer elle-même un contrat de service client et confirmer qu'il déclenche l'e-mail automatisé.

Vous devez toujours tester vos tâches automatisées. Il ne faut jamais supposer que ça fonctionne !

Mettre à jour votre tâche automatisée

Votre entreprise évolue et vos tâches automatisées ne font pas exception. Un élément clé de la gestion des tâches automatisées et de la gestion des processus métiers en général consiste à évaluer périodiquement vos tâche automatisées pour s'assurer qu'ils sont toujours efficaces. Vous voudrez peut-être même affecter des métriques à certains de vos workflows pour vous assurer qu'ils réussissent aussi bien que vous l'espériez. En plus de confirmer que votre tâche automatisée  fonctionne toujours comme prévu, vous devez également voir si vous pouvez y ajouter quelque chose pour l'améliorer.

Par exemple, Camille remarque d'autres actions qui pourraient être déclenchées lors de la réception du contrat signé pour rationaliser davantage ses processus de vente, notamment :

  • Création d'un dossier pour ce nouveau client dans Dropbox
  • Création d'une nouvelle tâche dans son logiciel de gestion de projet pour le suivi du gestionnaire de compte

La gestion de vos tâches automatisées élimine les tâches répétitives de votre équipe, mais cela ne signifie pas qu'il s'agit complètement de « régler et oublier ». En fait, les tâches automatisées  sont plus efficaces lorsque vous les considérez comme des travaux en cours.

Exemples : inspirez-vous de tâche automatisée

Une fois que vous aurez automatisé votre première action, vous commencerez à remarquer un certain nombre de tâches métiers différents que vous pourriez rationaliser.

Je vous ai rassemblé un certain nombre de tâches courantes qui peuvent facilement être automatisés ici. Cette liste est, en aucun cas exhaustive, mais elle vous aidera à démarrer et mettra en évidence toutes les façons dont l'automatisation peut vous faire gagner du temps et vous éviter des tracas.

Marketing

  • Gérer vos campagnes marketing facilement
  • Publier du contenu de médias sociaux sur d'autres plateformes
  • Enregistrer les mentions sur les réseaux sociaux dans une feuille de calcul
  • Partagez des articles de blog sur vos comptes de réseaux sociaux
  • Ajoutez des abonnés par e-mail à partir de pistes publicitaires Facebook, de réponses de formulaire ou de lignes de feuille de calcul

Gestion des clients

  • Créer un ticket de support client à partir d'une entrée de formulaire
  • Recevoir des notifications pour les tickets de support client
  • Enregistrez les données clients du support client dans une feuille de calcul ou une plate-forme de gestion des clients

Commercial/Sales

  • Envoyer des mails personnalisés à vos prospects selon leurs parcours de votre stratégie de marketing automation
  • Créer un ticket sur votre CRM dès qu'un prospect passe dans votre boucle de nurturing
  • Recevoir une notification pour recevoir les statistiques de votre campagne de cold emailing  
  • Cibler et valoriser votre expérience-client  

Gestion de projet

  • Transformez les emails ou les notes en tâches dans votre plateforme de gestion de projet
  • Suivez votre temps passé sur des projets spécifiques
  • Placer les tâches et les jalons du projet sur un calendrier
  • Créer des projets à partir d'une entrée de formulaire
  • Partagez les mises à jour et l'activité du projet avec votre équipe

Administratifs

  • Enregistrer les pièces jointes des e-mails dans un dossier désigné
  • Recevez des notifications lorsque de nouveaux fichiers sont enregistrés
  • Demander des signatures de documents à partir des réponses au formulaire
  • Envoyer des comptes-rendus et des résumés de réunion

De nombreuses options logicielles d'automatisation offrent également des idées et de l'inspiration à leurs utilisateurs :

N'oubliez pas que votre meilleur pari est de prêter attention au travail qui se passe dans votre entreprise et de garder un œil sur les tâches répétitives. Ce sont généralement les plus faciles à automatiser.

Conclusion sur l'automatisation de tâche

Concentre-vous sur l'essentiel !

Vous connaissez bien cette situation critique : vous poursuivez des objectifs commerciaux importants, mais votre quotidien est tellement rempli de détails que vous n'atteignez jamais vos principales priorités. C'est pourquoi les tâches automatisés peuvent être un outil puissant. Ils vous aident à passer moins de temps sur des tâches manuelles répétitives et plus de temps sur les responsabilités qui font réellement bouger les choses pour votre entreprise.

Questions fréquente sur l'automatisation

À quoi sert l'automatisation ?

L'automatisation en ligne consiste àconnecter vos applications et services. Vous pouvez connecter deux applications ou plus afin d'automatiser les tâches répétitives sans coder ni compter sur les développeurs pour créer l'intégration.

C'est quoi les meilleurs outils d'automatisation ?

L'outil de référence est Zapier, mais il existe d'excellentes alternatives : Intergromat, Automate.io ou encore IFTTT.

Quelles actions je peux automatiser ?

Le nombre d'action est juste gigantesque. Vous pouvez commencer à automatiser des d'actions en fonction de votre métier : Administration, Chefferie de projet, Développement web, Marketing, Support, Sales, Traffic Manager, et j'en passe.

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